Almennt
HeimaHöfn er samfélagsverkefni á vegum Nýheima þekkingarseturs. Í verkefninu er lögð áhersla á að virða friðhelgi einkalífs þátttakenda og að öll vinnsla persónuupplýsinga samræmist lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Í þessari persónuverndarstefnu er gerð grein fyrir því hvaða persónuupplýsingum er safnað, í hvaða tilgangi unnið er með þær og hvernig upplýsingarnar eru varðveittar. Einnig er farið yfir réttindi einstaklinga með tilliti til persónuverndar.
Ábyrgðaraðili
Ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga er:
Nýheimar þekkingarsetur
Litlubrú 2 – 780 Höfn
Sími: 470-8088
Netfang: heimahofn@nyheimar.is
Hvaða persónuupplýsingum er safnað
HeimaHöfn kann að safna eftirfarandi persónuupplýsingum í tengslum við þátttöku í verkefninu eða vegna viðburða og samskipta á vegum verkefnisins:
- nafni
- netfangi
- símanúmeri
- aldri eða aldurshópi
- upplýsingum sem einstaklingar veita sjálfir í skráningar- eða samskiptaformum
- myndum og/eða myndböndum frá viðburðum
Upplýsingar eru eingöngu veittar af þátttakendum sjálfum eða, þegar við á, af forráðamönnum.
Börn og ungmenni undir 18 ára aldri
HeimaHöfn vinnur meðal annars með börnum og ungmennum undir 18 ára aldri. Í þeim tilvikum er:
- óskað eftir samþykki forráðamanns þegar þess er krafist
- sérstaklega gætt að því að einungis nauðsynlegum upplýsingum sé safnað
- myndefni aðeins notað með skýru samþykki
Tilgangur og lagagrundvöllur vinnslu
HeimaHöfn vinnur með persónuupplýsingar einstaklinga á grundvelli samþykkis. Einkum er unnið með persónuupplýsingar einstaklinga sem skrá sig til þátttöku í verkefnum eða viðburðum á vegum HeimaHafnar. Jafnframt er unnið með persónuupplýsingar í markaðs- og upplýsingaskyni, til dæmis þegar send eru fréttabréf, tilkynningar eða annað kynningarefni. Sú vinnsla er einnig á grundvelli samþykkis viðkomandi einstaklings. Samþykki er hægt að draga til baka hvenær sem er.
Gagnavinnslukerfi og miðlun upplýsinga
HeimaHöfn notar HubSpot til að safna, skrá og halda utan um persónuupplýsingar, meðal annars í skráningarformum og samskiptum.
Persónuupplýsingar eru ekki afhentar þriðja aðila nema:
- samstarfsaðilum sem koma að framkvæmd verkefnisins og eru bundnir trúnaði
- ef skylt er samkvæmt lögum
Varðveisla persónuupplýsinga
HeimaHöfn geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er til að uppfylla þann tilgang sem vinnsla þeirra byggir á, nema lengri geymslutími sé heimill eða áskilinn samkvæmt lögum. Að þeim tíma liðnum er persónuupplýsingum eytt.
Upplýsingar sem skráðar eru um einstaklinga í skráningar- og samskiptakerfum HeimaHafnar, svo sem nafn og samskiptaupplýsingar þeirra sem skrá sig til þátttöku í verkefnum eða viðburðum, eru varðveittar í HubSpot. Geymsla gagnanna er á grundvelli samþykkis eða lögmætra hagsmuna, eftir því sem við á, og ekki lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.
Réttindi einstaklinga
Einstaklingar geta óskað eftir upplýsingum um vinnslu persónuupplýsinga hjá HeimaHöfn og jafnframt óskað eftir því að nýta réttindi sín með því að senda skriflega fyrirspurn á netfang ábyrgðaraðila: heimahofn@nyheimar.is
Dæmi um réttindi einstaklinga eru meðal annars:
- réttur til aðgangs að eigin persónuupplýsingum
- réttur til leiðréttingar á röngum eða ófullnægjandi upplýsingum
- réttur til eyðingar persónuupplýsinga, eftir því sem lög leyfa
- réttur til að draga samþykki sitt til baka
- réttur til að leggja fram kvörtun til Persónuverndar
Vafrakökur (e. cookies)
Vafrakökur (e. cookies) eru textaskrár sem hlaðast inn í vafra notenda þegar þeir heimsækja vefsvæði. Vafrakökur gera vefsvæðum kleift að greina á milli notenda og afla upplýsinga um hvernig vefurinn er notaður.
HeimaHöfn notar vafrakökur til að mæla heimsóknir á vefsíðu verkefnisins og bæta virkni hennar og notendaupplifun. Umferð á vefinn er mæld og greind með greiningartólum, svo sem Google Analytics. Við slíka greiningu kunna að vera skráðar upplýsingar á borð við tíma og dagsetningu heimsókna, IP-tölur (í nafnlausri eða samkeyrðri mynd), frá hvaða vefsíðu heimsóknir koma, tegund vafra og stýrikerfis, ásamt leitarorðum sem notendur nota til að finna efni á vefnum.
Upplýsingar sem safnast með vafrakökum eru notaðar í tölfræðilegum tilgangi og til að bæta uppbyggingu, efni og notendaupplifun vefsíðu HeimaHafnar. Slíkar upplýsingar eru ekki notaðar til að persónugreina einstaklinga og eru varðveittar í takmarkaðan tíma í samræmi við stillingar viðkomandi greiningartóla.
Notendur geta takmarkað notkun vafrakaka eða eytt þeim í stillingum vafra sinna. Leiðbeiningar um hvernig það er gert má finna í hjálparvalmöguleikum hvers vafra fyrir sig.
Öryggi persónuupplýsinga
Nýheimar þekkingarsetur beitir viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að tryggja öryggi við meðferð persónuupplýsinga. Aðgangur að gögnum er takmarkaður við starfsfólk sem hefur heimild til slíks í tengslum við starfsemi HeimaHafnar.
Breytingar á persónuverndarstefnu
HeimaHöfn áskilur sér rétt til að uppfæra persónuverndarstefnu þessa eftir þörfum. Uppfærð stefna verður birt á vefsvæði verkefnisins.
Fyrirspurnir
Fyrirspurnir varðandi persónuvernd eða vinnslu persónuupplýsinga má senda á:
heimahofn@nyheimar.is